El empleado realizará las tareas esenciales que se indican a continuación.
1. Tomar y transcribir dictados taquigráficos en español e inglés. Realizar trabajo secretarial a maquinilla y computadora de las diferentes áreas programáticas y proyectos del SEA, esto incluye informes, cartas, presentaciones, entre otros documentos.
2. Digitalizar, organizar, mantener los archivos y récords de su área de trabajo de forma digital en la nube (OneDrive, Google Drive, entre otros) Trabajar con las aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive y Teams).
3. Recibir, clasificar, archivar y distribuir la correspondencia de la oficina conforme a las instrucciones impartidas Mantenerse al día con la utilización del Internet, plataformas y programas electrónicos, para recibir y enviar correspondencia de manera electrónica.
4. Participar en la organización y revisión de documentos para ser certificados por el Administrador o Coordinador Regional utilizando las aplicaciones de Microsoft Office y Adobe Sign. Dar seguimiento a los asuntos referidos a la oficina regional, así como los enviados a otras unidades o empleados.
5. Originar, contestar y canalizar llamadas telefónicas, ofrecer información sobre las diferentes áreas programáticas o proyectos del SEA y referir al área correspondiente. Llevar el calendario de citas y entrevistas de su supervisor.
6. Recibir y orientar a los visitantes sobre las diferentes áreas programáticas y proyectos del SEA y referir a la persona correspondiente.
7. Trabajar las requisiciones para la compra de materiales y equipos a utilizarse en la oficina.
8. Organizar y mantener actualizados los archivos de la oficina regional.
9. Realizar otras tareas afines con el puesto.
Puesto a cubrirse mediante Nombramiento Especial. Este nombramiento no constituye un compromiso de empleo regular, permanente o compromiso de renovación o continuidad del trabajo. El Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico define en la Sección 30.1.4 Nombramiento Especial como: Será el nombramiento que se otorga para cubrir un cargo o puesto que se paga con fondos de procedencia extrauniversitaria, cuya recurrencia no está garantizada. Las autoridades universitarias podrán considerar la experiencia adquirida por los empleados con este tipo de nombramiento, si pasan a ocupar plazas regulares.
El Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico en la Sección 84.2 dispone además: El traslado dentro de una misma unidad institucional requerirá la aprobación de la autoridad nominadora, en consulta con el director de la dependencia de origen del empleado y el director de la dependencia a donde se traslada. En la aplicación de esta norma se tratará, en lo posible, de armonizar el interés de la institución con el bienestar y seguridad del empleado.
La Sección 84.4 dispone: No se efectuará traslado alguno que requiera un cambio de residencia, sin mediar el previo consentimiento escrito del personal afectado, y la consulta de las autoridades nominadoras correspondientes, con el decano y director de la dependencia donde trabaje el empleado a ser trasladado. Se exceptúa de esta disposición al Servicio de Extensión Agrícola y aquellas unidades en cuyas condiciones de empleo se estipula que el personal está sujeto a traslado.
Grado Asociado en Ciencias Secretariales o en Administración de Sistemas de Oficina en cualquiera de sus variantes, de universidad acreditada. Un (1) año de experiencia en funciones de naturaleza, complejidad y responsabilidad similares o comparables a las que se realizan en un puesto de Secretaria Administrativa III en la Universidad de Puerto Rico.
- o en su lugar -
Cuarto año de escuela superior, que incluya o esté suplementado por cursos en mecanografía y taquigrafía (o escritura rápida), de una institución acreditada. Tres (3) años de experiencia progresiva en trabajos secretariales; uno (1) de éstos en funciones de naturaleza, complejidad y responsabilidad similares o comparables a las que se realizan en un puesto de Secretaria Administrativa III en la Universidad de Puerto Rico.
- o en su lugar -
Estar ocupando o haber ocupado un puesto de Secretaria Administrativa III en la Universidad de Puerto Rico, con un (1) año de experiencia en la clase.
